上海
辦公室里，PPT是一個繞不開的工具。
盡管不少人調侃，“某些人的工作，就是寫ppt”。以此嘲諷一下那些不干實事，只重形式的家伙。但平心而論，把PPT做好、用好，對工作推進其實很重要。它不是一個面子工程，而是一個高效的勞動工具。
首先，這個工具是有用的。
它能幫你把事情想清楚。
做PPT的過程，其實就是在整理思路。一二三四目錄列出來，就要思考：打算討論的這件事情，核心要點是什么？關鍵節(jié)點在哪里？先講什么，后講什么？數(shù)據(jù)能否支持結論？……
這些內容列出來，思路就從一團亂麻，變成了有結構的提綱。很多時候，PPT做好，你對事情的理解也會更深。
它也能幫別人更快地理解。
光靠嘴說，信息容易丟失。大部分人的口才，都做不到讓人全程聚精會神。更不要說，不少職場人的講話風格，談不上有趣。再加上口音，或是其它干擾因素，想要叫聽眾保持專心，實在是為難人。一開始的時候，耳朵還能聽進去一些。時間長了一走神，耳朵也不知道飄到哪里去了。信息出現(xiàn)遺漏，思路就跟不上。
但有PPT配合講解，就能起到字幕和要點提示的作用。核心的幾句話，關鍵數(shù)據(jù)，以及簡單示意圖放上去，大家眼睛看著，耳朵聽著，能更快抓住要點。多種渠道信息輸入，也能記得更牢。
它還能給出討論的焦點。
特別是開會討論的時候，大家來，不是為了聽誰做做報告，聽完就散。而是要交流出一個結果，散會之后要據(jù)此各自干活。PPT能夠把大家的焦點拉到同一頁。這樣討論起來，就有了一個共同的靶子：“關于這頁的數(shù)據(jù)，有補充”；“這個方案，有疑問”——討論會變得具體且高效。
好的PPT能引導會議，促進決策，而不是單向的匯報。
怎么寫好、用好PPT？原則很簡單：它是工具，目的是為了高效溝通和推進工作，不是為了自我欣賞。
做好PPT，關鍵在于準備階段。
先想后做，別打開軟件就動手。打開一個空白文檔，先回答幾個問題：這次講給誰聽？（領導、客戶還是團隊？）我要達到什么目的？（通知信息、申請資源還是推動決策？）他們最關心什么？想清楚這些，PPT才有方向。
方向定了，就要給出清晰的邏輯。著比任何漂亮的模板都重要。如果實在沒有很特別的想法，那就采用經(jīng)典結構：給出結論或核心問題，是什么，建議怎么做；分幾點說原因和依據(jù)，為什么，數(shù)據(jù)或事實是什么；下一步計劃，需要哪些支持，落實的方案。
內容簡明扼要，一頁一重點。不要把密密麻麻的文字全堆上去。一般情況下，一頁PPT只講清楚一個觀點，就夠了。多用關鍵詞、短句、數(shù)據(jù)圖表和簡單的示意圖。文字是用來提詞和強調，詳細的解釋靠嘴說。
用好PPT，關鍵在于講述互動。
各人可以有自己的風格，但要記住你是主角，PPT是提詞器。因此，講述的時候，必須要有互動。比如眼神、動作、話語，等。要留意聽眾的反應，根據(jù)實際情況調整節(jié)奏。芥菜樹下看，在一些對方關心的，或是你認為關鍵的地方，可以主動提問，引發(fā)思考和討論。互動中的火花碰撞，非常有價值。
總之，PPT做得好，不代表工作干得好；但工作干得好，也能用PPT清晰呈現(xiàn)出來，那就是錦上添花。
何樂不為？
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