不開籌備不充分的會(huì)議

不打無把握之仗，不開無籌備之 會(huì)；會(huì)議籌備的質(zhì)量，一定程度上決定會(huì)議的質(zhì)量；越是規(guī)格高規(guī)模大的會(huì)議，越要提早 做認(rèn)真充分的籌備工作。那些匆匆忙忙開的會(huì)，絕大部分都收不到好的 效果。有的會(huì)議非常重要，研究重大問題，決定重大事項(xiàng)，那就要籌備 幾個(gè)月甚至十幾個(gè)月，如果籌備不到位，會(huì)議就不能開。

會(huì)前的籌備工 作主要包括內(nèi)容及議題的籌劃，講話報(bào)告及有關(guān)文件的起草研究，議程 和程序的設(shè)計(jì)，規(guī)模與方式以及地點(diǎn)與時(shí)間的統(tǒng)籌，還有過程細(xì)節(jié)及技 術(shù)等方面的準(zhǔn)備。

會(huì)前籌劃有一個(gè)大前提，即認(rèn)真研究會(huì)議的必要性。我們首先要搞 清楚打算開一個(gè)什么樣的會(huì)？要解決什么主要問題？進(jìn)而明確會(huì)議要研究的議題。會(huì)前要作出判斷的是，應(yīng)不應(yīng)該開這個(gè)會(huì)？如果不需要開的 話那就堅(jiān)決不開。經(jīng)過對會(huì)議必要性的研究，便能夠使開會(huì)的主題更加 集中，使會(huì)議的目的更加清晰。若是打個(gè)電話發(fā)個(gè)通知就能辦的事情， 那就不必開會(huì)了。如果可開可不開的會(huì)開了，不該開的會(huì)開了，就會(huì)浪 費(fèi)時(shí)間和精力，其效果就不好。

筆者就遇到過這種情況。有一次，一個(gè)冗長的會(huì)議結(jié)束后，有參 會(huì)者邊走邊議論：“其實(shí)這個(gè)會(huì)沒必要開，講了兩個(gè)小時(shí)的話，還不是誰都知道的那點(diǎn)事兒。”同行的其他人也表示有同感，點(diǎn)頭表示贊同。

由此看來，開會(huì)還是不開會(huì)，應(yīng)該是會(huì)議籌備之前就要搞明白的一個(gè)問題。會(huì)議的第一道關(guān)口務(wù)必把住，以最大限度減少開會(huì)的盲目性和隨意性。

籌備一個(gè)會(huì)議涉及內(nèi)容和形式兩方面工作。形式必須為內(nèi)容服務(wù)， 要根據(jù)內(nèi)容設(shè)計(jì)會(huì)議的形式，并注意從兩個(gè)方 面統(tǒng)籌兼顧會(huì)議的各個(gè)要素。

就內(nèi)容方面來說，籌備會(huì)議的重點(diǎn)是起草好領(lǐng)導(dǎo)講話和會(huì)上要審議 的文件，這是會(huì)議主題的具體化。內(nèi)容方面是根本性籌備，內(nèi)容決定形 式，內(nèi)容的籌備不對路，形式的籌備再好也沒有用。

就形式方面來說，籌備工作比較繁雜瑣碎，要善于搭起籌備工 作的主框架，那就是先制定出會(huì)議的議程及日程，如同給會(huì)議設(shè)置一個(gè)“筐”,為會(huì)議內(nèi)容量身定做合適的形式載體，也就是把每一項(xiàng) 議程及日程排列得清清楚楚，在此基礎(chǔ)上選擇確定會(huì)議的具體形式。 比如，是開全體人員的大會(huì)，還是開中層以上干部的會(huì)議？是開視 頻會(huì)，還是開現(xiàn)場會(huì)，或是開手機(jī)會(huì)？是先介紹經(jīng)驗(yàn)，還是領(lǐng)導(dǎo)先 講話，或是先討論會(huì)議文件?從會(huì)議須知到話筒和座席等，該想到的事情都要想到。

另外，要把會(huì)議開在關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)和合適的地點(diǎn)，充分利用好會(huì)議的各種資源，使會(huì)議的內(nèi)容與形式有機(jī)統(tǒng)一，同時(shí)科學(xué)安排會(huì)議精神的宣 傳報(bào)道和貫徹落實(shí)。這些都是籌備會(huì)議時(shí)要考慮到的事項(xiàng)。

稿件來源 | 《怎樣開會(huì)》

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