北京
大多數(shù)人的Excel日常只用那幾個(gè)固定命令，卻和一整套讓表格管理更輕松的隱藏功能擦肩而過。這個(gè)周末，不妨試試下面這些冷門工具，它們很可能改變你和表格打交道的方式。
讓Excel幫你寫公式
如果你一直用桌面版Excel，可能還沒見過“按示例生成公式”（Formula by Example），因?yàn)檫@項(xiàng)功能目前只在網(wǎng)頁版Excel中提供。好消息是，網(wǎng)頁版Excel用微軟賬戶就能免費(fèi)使用，任何人都可以立刻上手。
過去你也許用過“快速填充”來拆分姓名或合并文本，而按示例生成公式把這些設(shè)計(jì)又往前推了一步。它不只是在相鄰單元格填入靜態(tài)結(jié)果，而是觀察你鍵入的模式，自動(dòng)生成底層可編輯的Excel公式，來補(bǔ)全剩下的行。由于結(jié)果是基于公式生成的，原始數(shù)據(jù)一改，結(jié)果也會自動(dòng)更新；如果數(shù)據(jù)已經(jīng)套用了Excel表格式，新增行時(shí)公式也會自動(dòng)向下填充。
另一個(gè)迷人的地方是，你可以直接查看它生成的公式，了解Excel究竟是怎么解決問題的。對不想自己推敲函數(shù)語法的人來說，這幾乎是一個(gè)零門檻的函數(shù)學(xué)習(xí)工具。需要留意的是，如果你不小心拒絕了某條建議，網(wǎng)頁版Excel可能不會立刻再次提示，這時(shí)刷新一下瀏覽器，提示通常就會回來。
不用來回滾動(dòng)，秒查巨型工作簿
管理含有幾十個(gè)工作表的大型工作簿，常常會演變成在長得幾乎一模一樣的標(biāo)簽欄里無休止點(diǎn)擊。導(dǎo)航窗格就是為此而生——在Windows和Mac版Microsoft 365 Excel以及網(wǎng)頁版Excel的“視圖”選項(xiàng)卡中都能找到。它能充當(dāng)文件中各個(gè)重要元素的“可搜索目錄”。
每當(dāng)打開一個(gè)有多個(gè)工作表的工作簿，筆者幾乎都會先調(diào)出導(dǎo)航窗格，因?yàn)樗h(yuǎn)比手工翻標(biāo)簽快得多。除了工作表名稱，導(dǎo)航窗格還會把表格、圖表、數(shù)據(jù)透視表、圖片和命名范圍都編入索引。你能借此發(fā)現(xiàn)并快速跳到某些可能早已忘記存在的部分，也可以直接在窗格里重命名混亂的對象，或刪除不需要的組件，而不必回到工作表或功能區(qū)里翻找。
一鍵選中你真正需要的那部分單元格
接手一個(gè)雜亂表格時(shí)，手工找公式、常量數(shù)字、錯(cuò)誤值或隱藏設(shè)置，幾乎每個(gè)人都花過不少冤枉時(shí)間。Excel其實(shí)提供了一個(gè)能在一鍵之間精確選中特定類型單元格的審計(jì)捷徑，幫你在幾秒內(nèi)把所有包含公式、硬編碼值或錯(cuò)誤標(biāo)記的格子圈定出來，省去逐行排查的麻煩。
本文列出的5個(gè)隱藏功能中，按示例生成公式和導(dǎo)航窗格已經(jīng)足夠給效率帶來立竿見影的提升，剩下幾個(gè)工具也同樣埋在日常菜單里，靜待發(fā)掘。下次打開一份陌生表格時(shí)，不妨讓它們幫你把精力重新放回分析本身，而不是消耗在滾動(dòng)和定位上。
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